Jenna from Volunteer Alberta had a question today that I wanted to share with everyone because I think it’s a topic that affects many of us in our organizations.
Volunteer Alberta is developing an English language skills screening process for a volunteerism consulting contract and they gave me a call to discuss best practices. They wanted to ensure that new immigrants were being targeted for recruitment and at the same time ensure that candidates had excellent English communication skills. English speaking and reading comprehension are essential for the role.
Many of us working in nonprofits face this same problem; we want to ensure diversity in our hiring, attract immigrant talent, but worry about language barriers and having discriminatory screening processes. The solution that Jenna and I worked out highlights best practices that can be used by any organization.
First you need to set an English (or French) communication standard for the role, regardless of your candidate base. Ask yourself what level of English comprehension and expression is essential for the role. You may have some roles internally where a fluent advanced English or French communicator is essential, for example an employee fielding calls on a crisis helpline. There will be other roles in your organization where the level of English communication might be not need to be as advanced, for example an employee working in a data-entry role. If you fairly decide on the level of English communication required before you screen for the role, this will help ensure you are discriminating towards any candidate.
Secondly, when deciding on screening methods or testing, ensure that every candidate has to go through the same process. The initial application for this role asks candidates to rate themselves on their English language skills, which will be followed up by an English communication test for those who meet other selection criteria. In order select candidates for further testing, in a nondiscriminatory way, Volunteer Alberta decided to differentiate based on where candidates received their high school diploma. If a candidate received their diploma from a Canadian high school, this was enough to pass the communication hurdle.
However, those who have received secondary school diplomas outside of Canada will be required to write a provincially designed English communications test. By using a provincially created test, Volunteer Alberta does not have to worry about having to defend its reliability. It’s important when testing candidates on any subject to use tests that have been created and validated by experts.
Another best practice to remember when dealing with English (or French) language communication criteria in jobs includes not asking about other languages the candidate speaks. If the additional language isn’t required on the job, then don’t ask about it. You should never have an open-ended question about languages on an application form; stick to asking about English and French, unless that other language is a bona fide occupational requirement.
Amanda
Jenna, de Volunteer Alberta, nous a posé aujourd’hui une question que je voulais aborder avec vous tous, car je crois que ce sujet touche beaucoup de personnes travaillant dans les organisations communautaires.
Volunteer Alberta élabore un processus de sélection tenant compte de la connaissance de l’anglais en vue d’un contrat de consultant pour le bénévolat, et on m’a téléphoné pour discuter de pratiques exemplaires. On voulait s’assurer que les nouveaux immigrants seraient ciblés pour le recrutement, tout en veillant à ce que les candidats aient d’excellentes compétences en communication anglaise. Pour ce rôle, il est essentiel de parler l’anglais et d’avoir une bonne compréhension de l’anglais écrit.
Bon nombre de personnes qui travaillent dans les organisations communautaires font face au même problème; nous voulons favoriser la diversité à travers le recrutement, attirer des immigrants compétents, mais nous nous inquiétons au sujet de la barrière linguistique et craignons d’avoir des processus de sélection discriminatoires. La solution que nous avons retenue, Jenna et moi, met en relief des pratiques exemplaires qui peuvent être utilisées par toute organisation.
Il faut d’abord définir pour le rôle les normes de communication en français ou en anglais, quel que soit le milieu d’où proviennent les candidats. Demandez-vous quel est, pour ce rôle, le niveau de compréhension et d’expression nécessaire, en français ou en anglais. Pour certains rôles à l’interne, il peut être essentiel de communiquer avec beaucoup d’aisance en français ou en anglais, par exemple dans le cas d’un employé qui répond aux appels téléphoniques sur une ligne-secours. Pour d’autres rôles de votre organisation, il n’est peut-être pas nécessaire que le niveau de communication en français ou en anglais soit aussi avancé, par exemple pour un employé qui travaille à la saisie de données. Si, avant de procéder à la sélection pour un rôle, vous définissez de façon équitable le niveau de communication requis en français ou en anglais, vous serez plus en mesure d’éviter la discrimination à l’endroit de tout candidat.
Ensuite, lorsque vous choisissez les méthodes de sélection ou les tests, faites en sorte que tous les candidats doivent se soumettre au même processus. Le formulaire de candidature pour le rôle dont il a été question avec Jenna demande aux candidats d’évaluer leur connaissance de l’anglais, ce qui sera suivi par un test de communication anglaise pour les candidats qui satisfont les autres critères de sélection. Afin de choisir de façon non discriminatoire les candidats qui passeront d’autres tests, Volunteer Alberta a décidé d’établir une distinction en fonction de l’endroit où les candidats ont obtenu leur diplôme d’études secondaires. Si un candidat a obtenu son diplôme d’une école secondaire canadienne [de langue anglaise], cela signifie que ses aptitudes en communication sont adéquates.
Toutefois, les personnes qui ont obtenu à l’extérieur du Canada leur diplôme d’études secondaires devront subir un test de communication anglaise conçu par la province — ainsi, Volunteer Alberta n’a pas à s’inquiéter de devoir défendre la fiabilité du test. Quand on fait passer des tests à des candidats, quel qu’en soit le sujet, il est important d’utiliser des tests conçus et validés par des spécialistes.
Lorsqu’on prend en considération les critères de communication en français ou en anglais dans le cadre d’un poste à pourvoir, une autre pratique exemplaire consiste à se rappeler de ne pas s’informer des autres langues parlées par le candidat. S’il n’est pas nécessaire de parler d’autres langues pour exercer cet emploi, alors ne vous informez pas à ce sujet. Dans un formulaire de candidature, vous ne devriez jamais poser de questions ouvertes au sujet des langues; tenez-vous-en au français ou à l’anglais, à moins qu’une autre langue ne constitue une exigence professionnelle justifiée pour le poste à pourvoir.
Amanda
